Како направити дневни распоред у 6 корака?

Направите листу обавеза
Пре него што почнете да организујете своје задатке, прво запишите све што треба да урадите за тај дан. Укључите ставке које се понављају као што су састанци, вежбе и састанци, као и једнократне задатке као што су рокови или телефонски позиви. Можете одлучити колико детаљна желите да ваша листа буде. На пример, ако додавање „иди на ручак“ помаже у структурирању вашег дана, слободно га укључите.

Савет:У реду је ако нисте сигурни у све задатке које ћете морати да урадите у наредној недељи. Увек можете додати нове ставке на своју листу како се појаве.

Дајте приоритет својим задацима
Ако се ваша листа обавеза чини неодољивом, не брините – одређивање приоритета ће вам помоћи. Одређивање приоритета вам даје јаснији осећај шта прво треба да се уради. Ако изгледа као

нећете све завршити данас, знаћете који задаци имају најнепосреднији утицај и треба да имају предност.

Да бисте одредили приоритет, означите сваки задатак као висок, средњи или низак приоритет. Узмите у обзир ова питања када сортирате своје задатке:

• Који задаци имају фиксне рокове?
• Који задаци се морају обавити одређеним данима?
• Који задаци ће изазвати стрес ако се не ураде?
• Којим задацима желим да се позабавим следећим?
• Који задаци могу да чекају?

Савет:Ако имате конфликтне задатке, процените који је хитнији. На пример, ако је један пројекат за клијента, а други за вашег шефа, клијентов пројекат вероватно има приоритет. Ако се рокови преклапају, не устручавајте се да замолите колеге или свог менаџера за помоћ или делегирајте задатке тамо где је то могуће.

Поставите рокове
Прођите кроз листу обавеза и осигурајте да сваки задатак има јасан рок. Ако нисте сигурни у тачан рок, поставите разуман рок за сада - увек га можете прилагодити касније.

Као и одређивање приоритета, рокови вам помажу да идентификујете који су задаци најхитнији и воде када да их завршите. Без рокова, лако је пропустити важне резултате, чак и ако сте имали довољно времена. У ствари, нејасни рокови су један од главних разлога зашто се задаци одлажу.

Савет:Рокови нису само за посао. Поставите рокове и за личне циљеве, попут тренинга за маратон. На пример, разбијте свој план тренинга по томе колико миља треба да трчите сваке недеље, тако да сте потпуно спремни за трку.

Идентификујте понављајуће догађаје
Након што поставите рокове, забележите све догађаје који се понављају на вашој листи обавеза. То могу бити недељни састанци, месечни клубови за књиге или редовни телефонски позиви са клијентима. Истакните их како бисте били сигурни да их не превидите.

Организујте задатке по времену, приоритету или року
Сада долази забаван део – организовање ваше листе обавеза. Распоредите задатке по добу дана, приоритету или року. Док постављате задатке у свој дневни распоред, пратите редослед који сте креирали на основу приоритета. Задатке високог приоритета треба прво завршити, док оне нижег приоритета можете сачувати за касније у току дана или недеље. Обавезно распоредите догађаје који се понављају кроз свој распоред. Док означавате задатке, ваш дневни ред ће се природно попунити.

Останите флексибилни
Са зацртаним распоредом, спремни сте да почнете. Међутим, важно је остати флексибилан. Распоред који направите на почетку дана можда неће бити баш онако како се одвија ваш дан. Ствари се могу променити, а задаци могу потрајати више или мање времена од очекиваног, па останите прилагодљиви како се појаве нови приоритети и изазови.